Face à la crise sanitaire actuelle, l’ordonnance 321 du 25 mars 2020 vient adapter les règles de réunion et de délibération des assemblées générales et des organes dirigeants de tous les groupements de droit privé, dotés ou non de la personnalité morale. Cette ordonnance concerne également les SEM, qui appliquent les règles de droit commun des sociétés commerciales.

Les conditions de mise en œuvre de ces règles ont été complétées par le décret 418 du 10 avril 2020 apportant à la fois des mesures générales et des mesures spécifiques à certaines sociétés.

Rappel : définition d’une SEM

Une société d’économie mixte est une société anonyme dont la majeure partie du capital, plafonnée à 85 %, est détenue par une ou plusieurs personnes publiques (État, collectivité territoriale, etc.).

C’est une forme de société qui est régie par les articles L. 1521-1 et suivants du code général des collectivités territoriales et les articles L. 225-1 et suivants du code commerce.

Qui est concerné par ces mesures ?

Sont concernés les :

- sociétés civiles et commerciales y compris les SEM qui sont soumises aux règles de droit commun des sociétés commerciales ;

- associations et fondations ;

- groupements d’intérêt économique (GIE).

Quelles sont les principales mesures ?

Réunions à huis clos

Il est désormais autorisé, lors des assemblées et réunions d’organes collégiaux des sociétés, de délibérer à huis clos, c’est-à-dire sans aucune présence physique mais également par le biais de conférences téléphoniques, visioconférences ou consultations écrites et ce, même si aucune clause statutaire ne le prévoit.

Pour cela, une condition doit être satisfaite : le lieu où il est prévu que l’assemblée se tienne doit être visé par une mesure administrative limitant ou interdisant les rassemblements de personnes pour des motifs sanitaires.

Règles de convocation

L’ordonnance autorise l’organe compétent pour convoquer l’assemblée à déléguer cette faculté au représentant légal qui décidera des modalités de tenue de l’assemblée.

Les membres de l’assemblée doivent être informés par tout moyen permettant d’assurer leur information effective.

L’information donnée aux membres doit porter sur le fait que l’assemblée se tient « à huis clos », la date et l’heure de l’assemblée, ainsi qu’une description claire et précise des conditions dans lesquelles ils pourront exercer l’ensemble de leurs droits en tant que membre.

Par exemple, si une conférence audiovisuelle est organisée, la convocation indique la façon d’y accéder.

Transmission des documents ou informations préalables

Concernant la communication des documents ou informations préalables, l’ordonnance autorise l’envoi de ces éléments par courrier électronique.

Pour cela, il est nécessaire que le membre de l’assemblée à l’origine de la demande ait indiqué son adresse électronique ou que celle-ci soit déjà connue.

À défaut, l’envoi doit être réalisé dans les conditions habituelles, et la société ne saurait être tenue responsable si l’envoi ne parvient pas à son destinataire.

Modalité du droit de vote

Dans le cadre d’une assemblée organisée à huis clos par le biais d’une conférence téléphonique ou audiovisuelle, les moyens techniques doivent permettre de remplir certaines conditions, à savoir :

- l’identification des membres de l’assemblée présents ;

- la transmission de la voix des participants ;

- la retransmission en continue et simultanée des débats.

Lorsque les recours à la conférence téléphonique ou audiovisuelle ne peuvent être mis en œuvre, notamment lorsque le nombre de membres est trop important, il est alors possible de mettre en place un vote par correspondance.

Il peut s’exercer par voie de message électronique à condition que la modalité de vote par correspondance soit prévue par les dispositions législatives ou réglementaires régissant l’assemblée, les statuts ou le contrat d’émission. La convocation indique alors l’adresse électronique à laquelle les instructions de vote doivent être adressées. Les règles de forme et de contenu sont les mêmes que celles du vote par correspondance.

Types de décisions

Les mesures sont applicables pour l’ensemble des assemblées d’associés, à savoir les assemblées générales ordinaires, extraordinaires, annuelles ou spéciales.

Elles s’appliquent également aux réunions des organes dirigeants telles que les réunions des membres du conseil d’administration, du conseil de surveillance ou de direction et cela quel que soit l’objet de la réunion.

Pour combien de temps ?

Il s’agit de mesures temporaires applicables aux assemblées tenues dès le 12 mars 2020 et jusqu’au 31 juillet 2020 (avec une possible prorogation par décret).

Sources :

Ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020 portant adaptation des règles de réunion et de délibération des assemblées et organes dirigeants des personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé en raison de l'épidémie de covid-19

Rapport au Président de la République relatif à l'ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020 portant adaptation des règles de réunion et de délibération des assemblées et organes dirigeants des personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé en raison de l'épidémie de covid-19

(JO du 26 mars 2020)

Décret n° 2020-418 du 10 avril 2020 portant adaptation des règles de réunion et de délibération des assemblées et organes dirigeants des personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé en raison de l'épidémie de covid-19

(JO du 11 avril 2020)

Consulter la source : __ord_2020_321_25_3_2020_sem.pdf

Consulter la source : rapport_ordonnance_2020_321.pdf

Consulter la source : __2020_04_23_dcr_418_sem.pdf